ТРИ РІЗНОВИДИ КАДРОВОГО АУДИТУ: Медоти оцінки систем управління людьми - забезпечить не тільки кадровий аудит

Сьогодні в Україні консультантами широко пропонується проведення  "кадрового аудиту". На жаль, термін "кадровий аудит" не виражає те, що насправді є трьома окремими і різними процесами.  Тому, результати аудиту, в якому три поняття зведенні в один, не відображають ефективність та важливість для організації  всіх систем управління персоналом. Тоді керівникам стає особливо важко зрозуміти суть, мету та правдиву користь цих складних для організації процесів.   Реальну картину можна отримати при професійному підході до методів оцінки систем управління людьми. 

Досвід, знання, вміння та компетентність  кадровиків в Україні зростають з появою на ринку іноземних фірм та сильних конкурентів, а  також  з  можливостями фахового навчання  як в українських,  так і в іноземних вузах.  В цей же час, зростає потреба у більш досконалому підходу до перевірки та оцінки систем управління персоналом.  Тому варто розділяти і вже належним чином  пояснювати ці три методи аудиту:

HR Аудит - огляд та оцінка ефективності діяльності відділу кадрів /служби персоналу 
Аудит Людського Капіталу – оцінка рівня вміннь та компетентності працівників 
Особистісна Діагностика - визначення особистих характеристик та переваг ключових людей      

Коли використовуються ці різновиди кадрових аудитів?

HR Аудит  - огляд та оцінка ефективності діяльності відділу кадрів /служби персоналу:

• Як частина зовнішнього аудиту для «ду дилидженс»
• При злитті і приходу інвестора
• Для підвищення рівня ефективності підрозділу або підняття HR послуг на вищий рівень
• Самооцінка HR відділу для бенчмаркінгу

Аудит Людського Капіталу - Оцінка компетенцій працівників та ефективність систем управління людським капіталом:

• Визначається відповідність рівня компетенцій працівників до організаційних стандартів
• Використовується, коли керівник хоче побачити покращення виконання роботи в підрозділах
• Застосовується при невідповідності компетенцій до посадових вимог у нових ринкових умовах
• Реструктуризації чи реорганізації
• Як частина плану особистого розвитку ключових людей

Особистісна Діагностика  - використання тестів, запитальників та структурованих інтерв’ю для визначення особистих характеристик та переваг ключових людей в організації. Проводиться у прив’язці до конкретних організаційних цілей:

• Рекрутинг певних посад (приклад продавці). 
• З метою передбачити наскільки людина буде вписуватися у корпоративну культуру
• Покращення командної динаміки, взаємодії між працівниками та вирішення конфліктів.
• Як частина плану особистого розвитку ключових людей

Про відміності цих методів аудиту читайте окремі статті на теми:

                                                  HR Аудит 
                                                  Аудит Людського Капіталу 
                                                  Особистісна Діагностика

Особистісна діагностика

На ринку консультаційних послуг пропонується широкий спектр оцінювання та тестування людських якостей.  Сюди входять психометричні  тести, призначені для вимірювання загальних когнітивних здібностей, таких як спеціальні навички, вміння логічно та критично мислити, а також тести  для визначення  особистісних характеристик.  Вимірювання загальних когнітивних здібностей дає добрі показники для передбачення продуктивності працівників на робочих місцях. 

Використання інших видів психометричніих тестів, особливо тестів для визначення особистісних характеристик  не дає достовірного обгрунтованого прогнозу майбутнього виконання роботи. Результати таких тестів дають статичну оцінку особистісних якостей працівників на даний момент.  Проте відомо, що людина має властивість адаптувати поведінку відповідно до оточення, вчитися, рости, розвиватися і змінюватися з плином часу. Тому результати таких особистісних тестів коректно трактувати тільки як початкову точку  відліку  для розвитку, самоудосконалення, набуття  досвіду, покращення внеску працівників у розвиток бізнесу.  Перш ніж прийняти рішення про використання психометричних тестів на робочому місці варто обговорити з фаховими експертами доцільність використання когнітивних чи особистісних тестів, щоб отримати найбільшу користь для організації.

Когнітивні тести

Когнітивні тести є атестацією здібностей та навиків, центрами оцінки, панельними інтерв'ю і ситуаційними кейсами, які імітують  робочі  ситуації. При правильному застосуванні вони  є достатньо точними інструментами для передбачення майбутнього виконання роботи працівниками.  Когнітивні ести  часто використовують рекрутери для відбору підготовлених та кваліфікованих працівників. Остаточним  доказом рівня виконання є  досягнення реальних та очікуваних результатів. Когнітивні тести оцінюють наступні здібності:

• логічне мислення
• математичні здібності
• вміння бачити помилки
• критичне мислення
• вміння вирішення проблем
• ситуаційні навички
• фахову майстерність

Особистісні тести та запитальники

Особистісні тести можуть бути використані для різних організаційних цілей. Консультанти BU&A використовують  ряд тестів, запитальників та самооцінюючих матеріалів для наступних цілей:

       Індивідуальний розвиток і навчання - Особистісні тести можуть допомогти організації визначити, як найкраще поліпшити наявні компетенції працівників та їх продуктивність. Ці тести можуть також дпомогогти службі персоналу оцінити котрі із працівників проявляють ініціативу по самодосконаленню, а де потрібно системно впроваджувати навчальні програми. На елементарному рівні можна  використовувати такі тести, котрі вимірюють компетенції, щоб визначити здатність людини виконувати більш відповідальні завдання.

       Командна динаміка; побудова команди та розвиток співпраці команді - в цій області можна забезпечити безліч застосувань для особистісних тестів. З їх допомогою люди краще зрозуміють себе та інших, краще зможуть створювати і підтримувати позитивні стосунки на робочому місці. Використовуються спеціально розроблені тести,  щоб розкрити потенційні джерела  конфлікту, прогалини у комунікації,  різні стилі мислення ітп.  Загальні оцінки особистих переваг виявлені з допомогою Майерс-Брігс Indicator® (MBTI), дуже корисні для побудови команди та  її зміцнення. Керівники та директори отримують цілісну картину командної взаємодії, поведінки і динаміки, так як ефективна команди впливає на успішне досягнення цілей бізнесу.

       Розвиток лідерства і потенціал кар’єрного росту - Особистісні тести можуть допомогти керівникам визначити у кого із ключових людей проявляються цінності та інтереси, що сприятимуть їх  просування в організації. Для тих, хто розпочинає  свою кар'єру, або для тих, хто шукає відповідний для себе шлях кар'єри, самооцінувльні запитальники є дуже корисними.

Хоча особистісні тести не дозволяють надійно передбачити майбутню продуктивність праці,  проте  можуть бути застосовні до визначення професійний та лідерських  особистих компетенцій, наприклад, при вирішенні   стресових ситуацій, мотивації підлеглих,  контактах  із клієнтами, здійсненні комунікацій. В основному такі тести дають вимірювальні оцінки певних рис  особистості, і можуть показати наскільки ці риси впливатимуть на поведінку лідера.

Особистісні тести та запитальники можуть вимірювати наступні якості людей:

•  особистісні переваги
• лідерскі здатності
• гнучкість та потенціал адаптувати поведінку до ситуації
• особистий внесок у команду,
• при побудові комади ; допомогти членам команди зрозуміти себе і свої стосунки з іншими людьми
• потреби в розвитку працівників
• потенціал до удосконалення компетенцій
• узгодження із корпоративною культурою та цінностями
• вирішення конфліктів

Оцінювання особистісних якостей людей є  складним процесом  і при неправильному застосуванні може стати суб'єктивним. Психометричні тести  котрі використовують консультанти BU&A є випробуваним способом об'єктивної оцінки "прихованих" характеристик  людей. 

Про інші методи оцінки систем управління людьми читайте також:

                                                  HR Аудит 
                                                  Аудит Людського Капіталу

                                                 

Аудит людського капіталу

Відомо, що головна цінність компанії полягає не в її технологіях, системах управління чи контролю, або в машинах і обладнанні. Навіть найсучасніші  технології та обладнання можуть старіти, зношуватись та вимагати оновлення.  І тому основною цінністю та перевагою бізнесу є людський капітал.

Найбільш успішні компанії в світі стали такими завдяки талантам, компетенціям, зусиллям та відданості  своїх працівників.  Такі компанії створюють власні внутрішні системи, що сприяють розвитку потенціалу працівників, дозволяють управляти людським капіталом.

BU&A розробили модель управління людським капіталом, яка показує зв'язок між організаційними системами і людським фактором:

Аудит людського капіталу є дієвим HR інструментом для інвентаризації потенціалу керівників та ключових людей у  прогресивних українських компаніях, що швидко зростають  і виходять на новий рівень організаційної зрілості. Як правило, HR служби  виступають ініціаторами проведення аудиту людського капіталу. Цей інструмент дає змогу  першій особі компанії отримати інформацію щодо узгодження індивідів, команд чи функцій із  стратегією фірми та про можливість досягнення ними цілей компанії.

Якими є складові аудиту людського капіталу? 

Атестація працівників у традиційному форматі – процес, коли наприкінці року атестаційна комісія  проводить формальну співбесіду з атестованим та  визначає їх відповідність займаній посаді, підвищенню категорії тощо…  Атестація  дає можливість отримати статичну картинку знань та навиків працівника.  Проте цей підхід  не витримує конкуренції із сучасним, прогресивним підходом до оцінки компетенцій та потенціалу працівників.

Натомість оцінка компетенцій дозволяє спостерігати в динаміці за поведінкою працівника на робочому місці і коректувати чи заохочувати різними методами бажану поведінку у відповідності з потребами організації. КОМПЕТЕНЦІЯ - це сукупність знань та навичок у поєднанні із здатністю та бажанням застосувати ці навички на належному рівні виконання, що вимагаються посадою.  Компетенції можна визначити як поведінку, яка постійно демонструється особою, котра володіє високим ступенем професійності в конкретній ситуації. Оцінка компетенцій  - це визначення відповідності рівня компетенцій працівників до організаційних стандартів.

Допустимо, що керівник зацікавлений ідеєю проведення оцінки компетенцій. Проте його очікування можуть виходити за рамки простої інвентаризації.  Наприклад, керівник хоче отримати достовірну інформацію про можливості та потенціал членів управлінської команди, про відповідність ключових працівників займаним посадам, мати підставу для перегляду/ підвищенню зарплат та підвищенню у відповідальності, і, остаточно, отримати  діагностику стану організаційних систем щодо розвитку персоналу тощо. Це вже є повноцінним аудитом людського капіталу. 

Такий аудит може виконуватися професійними HR консультантами BU&A.  Аудит людського капіталу та остаточний звіт HR консультантів  визначить прогалини в розвитку управлінських навичок у порівнянні з бажаним рівнем; виявить потенціал менеджерів для розвитку; запропонує тренінгові програми, пристосовані до потреб розвитку управлінської команди, а також  опише і порекомендує конкретні заходи для підсилення систем управління людським капіталом в компанії.

Процес проведення оцінки компетенцій та аудиту людського капіталу: 
Попередньо консультанти BU&A обговорюють  та узгоджують проект з Генеральним Директором та HR керівником, визначають групу учасників аудиту, методи проведення аудиту, організаційні питання, графік проведення окремих етапів та відповідальності сторін.

Процес аудиту включає в себе проведення індивідуальних структурованих інтерв’ю, самооцінку менеджерів вищої ланки з допомогою  запитальника  та оцінку менеджерів середньої ланки методом 360 градусів.

При потребі консультанти BU&A можуть провести аналіз розвитку групової динаміки та командної  взаємодії з учасниками аудиту. Вся інформація зводиться у письмовий звіт та презентацію, яка подається Генеральному Директорові.

Якого результату очікувати  від аудиту людського капіталу? 

Аудит людського капіталу надасть детальну інформацію про управлінські компетенції та потенціал кожного менеджера в організаційному середовищі та шляхи майбутнього розвитку.

HR служба отримує масив інформації для розробки програм навчання та розвитку персоналу, планування кар’єрного росту, формування кадрового резерву, вдосконалення системи управління виконанням та системи заохочень, що є необхідною для підтримки стратегічного розвитку компанії.

Кінцевим результатом цього процесу аудиту людського капіталу для Генерального Директора  є надійне повернення на інвестиції, яке він може  очікувати, поєднавши основні компетенції співробітників з роботою та цілями компанії.

Про інші методи оцінки систем управління людьми читайте також:

                                                         HR Аудит 
                                                         Особистісна Діагностика

Огляд НR діяльності: HR Аудит – стан і рекомендації

Людські ресурси є невід'ємною частиною будь-якої компанії.  Ефективний НR відділ сприяє якісному управлінню людьми в організації, швидко наймає  кваліфікованих працівників та навчає їх, забезпечує дотримання правил та положень,  допомагає у вирішенні скарг, забезпечує належний рівень оплати праці та преміювання  і багато іншого.

Крім того, ефективний НR відділ впливає на покращення внутрішнього клімату в компанії , на зниження плинності кадрів і допомагає бізнесу досягати стратегічних цілей та бути конкуренто-спроможним при різних економічних та ринкових умовах. Оскільки працівників компанії варто розглядати як найбільш цінний актив компанії, всі НR системи  мають бути направлені на цю ідею.  Щоб пересвідчитися в тому, що НR відділ працює саме так, важливо періодично проводити огляд  HR діяльності:

А що ж таке юридично-кадровий аудит? 
Юридично-кадровий аудит - це фахова перевірка кадрового діловодства: всієї кадрової документації, наказів, положень, розпоряджень, та ведення кадрового обліку на його відповідність до вимог законодавства. Юридично-кадровий аудит корисний малому бізнесу, у  якому кадрове діловодство може вестися іншими адміністративними відділами. Також, юридично-кадровий аудит корисний і у великих організаціях із філіями або підрозділами в різних місцях, де служба персоналу не змозі сама досконало прослідковувати весь документообіг у підрозділах. Тому така послуга може надаватися фаховими юристами /аудиторами, які можуть відкоректувати документацію кадрових підрозділів у відповідність до закону.  На сьогоднішній день в Україні існує велика кількість юридично-аудиторських фірм, які  забезпечать якісний аудит кадрового діловодства.

В чому заключається огляд НR діяльності (HR аудит)? 
HR аудит це спосіб діагностувати стан процесів та систем управління персоналом в організації та оцінити і покращити їх ефективність.  НR аудит може включати як внутрішню самооцінку відділу HR з метою бенчмаркінгу, так і самовдосконалення з метою  підняття HR послуг на вищий рівень.  Поглиблений огляд HR діяльності потрібен для більш об’єктивної оцінки та отримання фахових рекомендацій щодо підвищення рівня ефективності  HR підрозділу. Такий огляд HR діяльності може виконуватися професійними HR консультантами BU&A.  Аудит HR-у і остаточний звіт HR консультантів буде визначити  процеси та системи котрі діють в організації, де є їхні слабкі місця, якими можуть бути ризики у кадровій політиці. Звіт також  опише і порекомендує конкретні заходи для  вирішення проблем та підсилення впливу служби персоналу в компанії. 

Процес огляду HR діяльності 
Процес аудиту HR-у може охоплювати цілий ряд  ділянок, і може бути настільки глибоким,  наскільки  потребує цього  керівництво компанії.  Потреби  будуть різнитися в залежності  від розміру  бізнесу і розміру служби персоналу.  Вибір ділянок для огляду та оцінки може бути пристосований до цілей  компанії. Наприклад,  НR аудит може зосередитися на конкретній ділянці такій як рекрутинг, або охоплювати весь спектр діяльності  HR відділу.   

HR аудит включає в себе також ідентифікацію вимірних показників, що використовуються організацією; оцінку результатів діяльності у порівнянні фактичних результатів з планованими, з бюджетами, та з внутрішніми і зовнішніми стандартами. Для кожного із показників описується суть аудиту, визначається бажаний рівень виконання та контролю по організації.  Також використовується структурований запитальник для проведення вибіркових інтерв’ю із працівниками та керівниками. 

Повний аудит/огляд HR діяльності може тривати до трьох тижнів. У процесі НR  аудиту  можемо оцінити такі показники, як:

• Процес рекрутингу, набору та адаптації працівників
• Політика найму та звільнення, управління плинністю  і ексит - інтерв’ю
• Організаційна структура           
• Системи пільг і компенсацій
• Системи мотивації та заохочень
• Процес оцінювання виконання роботи
• Навчальні та освітні програми
• Системи внутрішньої комунікації
• І інші процеси, що  визначені як критичні для організації

Що очікувати від  HR аудиту? 
Як результат, HR аудит має визначити належний рівень виконання HR процесів, практик та політики; вказувати як на позитиви так і на неналагоджені процеси в організації, потреби вдосконалення роботи HR відділу; надати необхідні консультативні послуги, які допоможуть компанії досягти стратегічних цілей, забезпечити відповідність систем управління персоналом з виробничими та іншими бізнес-завданнями організації.  Результати HR аудиту будуть описані  як кількісними так і  якісними вимірами, що допоможуть оцінити досягнення організаційних цілей і завдань.

 

Про інші методи оцінки систем управління людьми читайте також: 
                                                         Аудит Людського Капіталу
                                                         Особистісна Діагностика